Recrutement Apprenti(e) en Gestion de Bureau et Organisation à Leipzig (Saxe)

La société Arete GmbH, implantée au cœur de Leipzig en Saxe depuis 2018, accompagne les petites et moyennes entreprises ainsi que les structures publiques dans l'optimisation de leurs processus administratifs et la digitalisation de leurs services de gestion. Avec une équipe de 25 collaborateurs spécialisés et 470 abonnés sur sa page LinkedIn professionnelle, l'entreprise a développé une expertise reconnue dans l'accompagnement opérationnel des organisations, et cherche aujourd'hui à former un nouvel apprenti en gestion de bureau et organisationnelle pour renforcer ses équipes dès août 2026. Ce poste d'apprentissage de 3 ans vous permettra d'acquérir une expérience professionnelle concrète, encadrée par un tuteur expérimenté, et de développer des compétences directement exploitables sur le marché du travail allemand et international.

L'apprenti(e) en gestion de bureau et organisation est un maillon essentiel du bon fonctionnement de l'ensemble des services de l'entreprise : vous serez intégré(e) à l'équipe de 5 gestionnaires administratifs et interagirez quotidiennement avec l'ensemble des collaborateurs, des clients et des fournisseurs. Vos missions seront variées et concrètes, avec des objectifs mesurables :
1. Assurer la gestion quotidienne des courriers entrants et sortants, en triant les documents par service, en enregistrant chaque demande dans le système de suivi interne et en acheminant les documents urgents aux responsables concernés dans un délai de 4h, avec un objectif de traitement de 95 % des demandes sous 24h pour garantir la fluidité des échanges.
2. Participer à l'organisation des réunions internes et des rendez-vous clients : réserver les salles de réunion, préparer les ordres du jour, prendre des notes pendant les séances et diffuser les comptes rendus sous 48h à l'ensemble des participants.
3. Gérer la base de données clients et fournisseurs : mettre à jour les coordonnées, les historiques d'échanges et les contrats en cours dans le logiciel de gestion interne utilisé par l'entreprise, en veillant scrupuleusement à la confidentialité des informations sensibles.
4. Appuyer l'équipe comptable dans la saisie des factures fournisseurs, le suivi des échéances de paiement et la préparation des documents pour les déclarations fiscales mensuelles, conformément à la réglementation allemande sur la tenue des comptes.
5. Contribuer à l'optimisation des processus administratifs internes : identifier les points de blocage dans les workflows existants, proposer des améliorations simples et accompagner leur mise en œuvre avec les équipes concernées pour gagner en efficacité.
6. Gérer les commandes de fournitures de bureau et l'approvisionnement des équipements pour les collaborateurs, en négociant les conditions avec les fournisseurs locaux et en veillant au respect du budget alloué à la fonction administrative.

Vous évoluerez dans des locaux modernes situés dans le centre-ville de Leipzig, accessibles en tram et en métro en moins de 10 minutes depuis la plupart des quartiers de la ville. L'entreprise mise sur une culture d'entreprise collaborative et bienveillante : des points d'équipe hebdomadaires sont organisés chaque lundi matin pour partager les actualités et les projets en cours, et un tuteur expérimenté vous sera attribué dès votre arrivée pour vous accompagner dans votre formation et répondre à toutes vos questions. Vous bénéficierez également d'un accès gratuit à des plateformes de e-learning dédiées au métier de gestionnaire administratif, et participerez à des projets transversaux avec les autres services de l'entreprise pour développer votre vision globale de l'organisation.

Pour candidater à ce poste, vous devez remplir les critères suivants, qui nous permettront de nous assurer que vous pourrez suivre la formation dans de bonnes conditions et vous intégrer rapidement à l'équipe : vous êtes titulaire d'un baccalauréat général, technologique (secteur gestion) ou professionnel (secteur secrétariat ou commerce), obtenu depuis moins d'un an, et vous souhaitez vous former aux métiers de la gestion administrative sur 3 ans. Vous maîtrisez parfaitement l'allemand à l'écrit et à l'oral, avec un niveau C1 minimum, et avez des notions d'anglais professionnel (niveau B1 minimum) pour échanger avec certains fournisseurs internationaux de l'entreprise. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques du pack Microsoft Office, et avez déjà eu une première expérience avec un logiciel de gestion de la relation client ou de comptabilité, même lors d'un stage de quelques semaines. Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et de sens de la confidentialité, des qualités essentielles pour manipuler des documents sensibles liés aux clients et à la comptabilité de l'entreprise. Vous avez un bon relationnel, êtes capable de travailler en équipe comme en autonomie, et savez gérer plusieurs missions en même temps sans perdre en qualité.

En plus de la rémunération selon la grille salariale allemande des apprentis, qui augmente chaque année selon votre ancienneté dans la formation, vous bénéficierez de plusieurs avantages concrets : 30 jours de congés payés par an, à poser selon vos besoins et les impératifs de l'entreprise ; une mutuelle santé prise en charge à 80 % par l'entreprise, avec une couverture étendue pour les soins dentaires et optiques ; une prise en charge intégrale des frais de transport pour vos déplacements domicile-travail, grâce à un abonnement aux transports en commun de la ville de Leipzig offert par l'entreprise ; un accompagnement personnalisé pour la préparation des examens de fin d'apprentissage, avec des séances de révision proposées pendant les heures de travail et des ressources pédagogiques mises à disposition gratuitement. L'entreprise s'engage à proposer un contrat de travail CDI aux apprentis ayant obtenu leur diplôme avec succès, si des postes sont disponibles, ce qui est le cas pour 85 % des apprentis ayant terminé leur formation chez Arete GmbH ces trois dernières années.

À l'issue des 3 années d'apprentissage, vous pourrez évoluer vers plusieurs types de postes au sein de l'entreprise ou dans d'autres structures du secteur : gestionnaire administratif confirmé avec des responsabilités élargies, responsable de service administratif avec la prise en charge de la coordination d'une équipe, ou chargé de projet en optimisation des processus administratifs avec des missions de conseil auprès de clients. Des formations complémentaires prises en charge par l'entreprise vous seront proposées pour vous permettre de monter en compétences sur ces différents métiers, notamment des formations sur les outils de digitalisation administrative et les méthodes de gestion de projet.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse [email protected] avant le 31 mai 2026. Les candidatures retenues seront conviées à un entretien individuel qui se tiendra mi-juin 2026 dans les locaux de l'entreprise à Leipzig, suivi d'un exercice pratique de mise en situation sur la gestion administrative de 30 minutes. Vous serez informé de la suite de votre candidature dans un délai de 2 semaines après l'entretien, et nous nous engageons à répondre à toutes les candidatures, même celles qui ne seront pas retenues pour la suite du processus.