Ausbildungsplatz zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) in Potsdam, Brandenburg

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Potsdam ist die zentrale Anlaufstelle für mehr als 35.000 Unternehmen in der Region Brandenburg, von kleinen Handwerksbetrieben bis hin zu international tätigen Industrieunternehmen. Unsere Kernaufgaben liegen in der Wirtschaftsförderung, der Durchführung von Berufsausbildungen, der Beratung von Unternehmen zu rechtlichen und steuerlichen Fragen sowie der Vertretung der regionalen Wirtschaft gegenüber Politik und Verwaltung. Mit über 120 Mitarbeitenden an unserem Standort in Potsdam arbeiten wir täglich daran, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen und Ausbildungsinteressierte in Brandenburg zu verbessern.

Für unser Team Ausbildung suchen wir zum 1. September 2025 eine engagierte Auszubildende / einen engagierten Auszubildenden zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d). Die Ausbildung hat eine reguläre Laufzeit von 3 Jahren und kombiniert praktische Tätigkeiten in unserer Verwaltung mit theoretischen Inhalten an der Berufsbildenden Schule in Potsdam. Während der Ausbildung lernen Sie alle relevanten Prozesse der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Berufsbildung kennen und werden von erfahrenen Ausbildern schrittweise an eigenständige Aufgaben herangeführt.

Zu Ihren konkreten Aufgaben während der Ausbildung gehören unter anderem:
1. Unterstützung des Ausbildungsbetreuungsteams bei der Verwaltung von über 3.000 bestehenden Ausbildungsverträgen nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG), inklusive Prüfung von eingereichten Unterlagen und Pflege der zugehörigen Datensätze in unserem SAP-System
2. Bearbeitung von eingehenden Anfragen von Ausbildungsbetrieben und Ausbildungsinteressierten per Telefon, E-Mail und über unser Online-Portal, mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von maximal 24 Stunden
3. Mitwirkung bei der Organisation von jährlich 12 Informationsveranstaltungen zur Berufsausbildung in Brandenburg, inklusive Koordination von Referenten, Raumplanung und Betreuung der teilnehmenden Gäste
4. Verwaltung von digitalen Ausbildungsnachweisen und Prüfungsunterlagen mithilfe unseres SharePoint-Dokumentenmanagementsystems, inklusive Sicherstellung der datenschutzkonformen Aufbewahrung
5. Unterstützung der Finanzabteilung bei der Verarbeitung von monatlichen Ausbildungsvergütungen, Beantragung von öffentlichen Förderungen für Ausbildungsbetriebe und Erstellung von einfachen Statistiken zur Ausbildungssituation in der Region
6. Kundenkommunikation mit regionalen Unternehmen zu Fragen der Ausbildungsplatzvergabe, Prüfung von Eignung der Betriebe als Ausbildungsbetrieb und Erstellung von Informationsmaterialien für Bewerber:innen
7. Mitwirkung an der jährlichen Berichterstattung zur Ausbildungssituation in Brandenburg an das Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Integration und Gleichstellung des Landes Brandenburg
8. Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung der öffentlichen IHK-Ausbildungsdatenbank, in der alle offenen Ausbildungsplätze in der Region eingetragen sind

Wir arbeiten in einem kollegialen, unterstützenden Umfeld mit flachen Hierarchien. Unser Team besteht aus 12 Mitarbeitenden im Bereich Ausbildung, die sich durch eine hohe Einsatzbereitschaft und einen wertschätzenden Umgang auszeichnen. Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung, die Möglichkeit, 2 Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten, sowie regelmäßige Teamevents und Fortbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Unser Büro in Potsdam ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar, wir bieten zudem ein Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr und ein vergünstigtes Mittagessen in unserem Betriebsrestaurant.

Für die Ausbildung bringen Sie einen mittleren Schulabschluss (Realschulabschluss) oder die Fachhochschulreife mit, mit guten Noten in den Fächern Deutsch, Mathematik und Wirtschaft. Sie haben Interesse an administrativen Prozessen, arbeiten zuverlässig und gewissenhaft und verfügen über grundlegende Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook). Grundkenntnisse im Umgang mit SAP oder Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung – wir bieten Ihnen eine umfassende Einarbeitung in alle verwendeten Systeme. Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (mindestens C1-Niveau) und haben Freude am Umgang mit Menschen, sowohl am Telefon als auch im persönlichen Kontakt. Ein Führerschein der Klasse B ist wünschenswert für gelegentliche Außentermine bei regionalen Unternehmen.

Die Ausbildung wird nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) vergütet: Sie erhalten im ersten Ausbildungsjahr 1.200 Euro brutto monatlich, im zweiten Jahr 1.300 Euro und im dritten Jahr 1.400 Euro. Zusätzlich stehen Ihnen 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr zu, wir übernehmen die Kosten für erforderliche Schulungsmaterialien und unterstützen Sie bei der Vorbereitung auf die Abschlussprüfung vor der IHK. Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung besteht die Möglichkeit der Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis als Verwaltungsfachkraft bei der IHK Potsdam. Alternativ unterstützen wir Sie bei der Suche nach einem passenden Einstieg in die regionale Wirtschaft, beispielsweise in der Verwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen in Brandenburg.

Der Bewerbungsprozess verläuft wie folgt:
1. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und Ihren letzten drei Schulzeugnissen per E-Mail an [email protected]. Bewerbungsschluss ist der 30. Juni 2025.
2. Nach Sichtung Ihrer Unterlagen laden wir Sie zu einem ersten Vorstellungsgespräch von 30 Minuten Dauer ein, das per Telefon oder Microsoft Teams stattfinden kann.
3. Bei positivem Verlauf des ersten Gesprächs folgt ein zweiter Vorstellungstermin vor Ort in Potsdam, an dem Sie den zuständigen Ausbildungsleiter und einen Vertreter des Personalrats kennenlernen. Im Rahmen dieses Termins absolvieren Sie einen 15-minütigen praktischen Test zu MS-Office-Kenntnissen.
4. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Sie innerhalb von 2 Wochen eine Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung. Der offizielle Beginn der Ausbildung ist der 1. September 2025.

Bei Fragen zur Ausbildung oder zum Bewerbungsprozess können Sie sich gerne per Telefon unter 0331 2786 905 an unser Team wenden.