Hiring Kauffrau/-mann für Büromanagement (Ausbildung) in Waldkraiburg

Die Oberhaizinger Office Solution AG ist ein seit über 20 Jahren etablierter Anbieter von ganzheitlichen Bürolösungen und Verwaltungsdienstleistungen mit Hauptsitz in Waldkraiburg, Bayern. Unser Kerngeschäft umfasst die Digitalisierung administrativer Prozesse, die Bereitstellung von Büroausstattung, die Implementierung von ERP- und CRM-Systemen sowie die Unterstützung von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie großen Konzernen bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe. Mit über 50 festangestellten Mitarbeitenden und einem jährlichen Umsatz von mehr als 12 Millionen Euro sind wir ein krisensicherer Arbeitgeber in der Region, der auch in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten stabil wächst. Unser Team zeichnet sich durch flache Hierarchien, eine offene Kommunikationskultur und die Möglichkeit für alle Mitarbeitenden aus, sich aktiv in die Gestaltung von Unternehmensprozessen einzubringen.

Zum 1. September 2025 suchen wir eine Auszubildende / einen Auszubildenden zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) für unseren Standort in Waldkraiburg. Die Ausbildung dauert regulär 3 Jahre und kombiniert den Besuch der staatlichen Berufsschule für Büroberufe in Mühldorf am Inn mit praktischer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Du wirst während der gesamten Ausbildungszeit von einem erfahrenen Ausbilder persönlich betreut und arbeitest von Anfang an an realen Projekten mit, nicht nur an theoretischen Aufgaben.

Zu deinen konkreten Aufgaben während der Ausbildung gehören unter anderem:
1. Unterstützung bei der Abwicklung alltäglicher administrativer Prozesse: Sortierung und Ablage von Dokumenten, Dateneingabe in unser unternehmenseigenes ERP-System, Vorbereitung von Unterlagen für Teammeetings und Kundentermine, mit dem Ziel einer Datengenauigkeit von über 98% bei allen internen Kontrollen.
2. Mitwirkung an der Abwicklung von Kunden- und Lieferantenaufträgen: Erstellung von Angeboten, Nachverfolgung von Lieferungen, Eingabe von Rechnungen in das SAP-System, Bearbeitung von Kundenreklamationen innerhalb von 24 Stunden Werktagen, um einen Kundenzufriedenheitswert von über 92% in deinem Zuständigkeitsbereich zu erreichen.
3. Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen Unternehmensveranstaltungen (Jahresseminare, Fachmessen, interne Schulungen): Reservierung von Veranstaltungsräumen, Koordination von externen Dienstleistern, Verwaltung von Teilnehmeranmeldungen, für insgesamt 4 bis 6 Veranstaltungen pro Ausbildungsjahr.
4. Zuarbeit für das Vertriebsteam: Aktualisierung von Kundendatenbanken, Erstellung von Präsentationen für Kundentermine, Unterstützung bei der Durchführung von Akquisitionskampagnen per E-Mail und Telefon, mit einem Bearbeitungsvolumen von 50 bis 80 Anfragen pro Woche.
5. Bearbeitung der internen und externen Kommunikation: Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Bearbeitung von eingehenden E-Mails, Erstellung von formellen Briefen in Deutsch und Englisch für Kunden und Geschäftspartner, mit dem Ziel, 90% aller Anfragen innerhalb von 2 Stunden Werktagen zu beantworten.
6. Mitwirkung an der Optimierung digitaler Verwaltungsprozesse: Testen neuer Projektmanagement-Tools, Sammeln von Feedback für das Digitalisierungsteam, Beitrag zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten für Verwaltungsvorgänge um 15% im Laufe deiner Ausbildung.
7. Unterstützung in der laufenden Buchhaltung: Eingabe von Kassenbuchungen, Prüfung von Ausgabenbelegen, Vorbereitung von Unterlagen für den Jahresabschluss unter der Aufsicht des verantwortlichen Buchhalters, mit monatlichen Qualitätskontrollen deiner Eingaben.

Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von einer kollegialen Atmosphäre, in der du dich von Anfang an einbringen kannst. Wir bieten flexible Arbeitszeiten zwischen 7 und 18 Uhr nach deiner Wahl, 40 Stunden pro Woche, mit der Möglichkeit, ab dem zweiten Ausbildungsjahr einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten. Es gibt keine starren Hierarchien, du arbeitest eng mit allen Abteilungen zusammen und kannst eigene Ideen für die Verbesserung von Arbeitsabläufen einbringen. Regelmäßige Teamevents (gemeinsame Mittagessen, Ausflüge, Team Building-Tage) sorgen für einen guten Zusammenhalt im Team. Wir legen großen Wert auf eine gute Work-Life-Balance, daher gibt es keine regelmäßigen Wochenendarbeiten, nur sehr seltene Ausnahmen bei besonderen Veranstaltungen.

Das bringst du mit:
- Erfolgreicher Abschluss der Mittleren Reife oder eines vergleichbaren Schulabschlusses, mit guten Noten in den Fächern Deutsch, Mathematik und Wirtschaft.
- Interesse an administrativen Prozessen, Projektmanagement und der Digitalisierung von Arbeitsabläufen.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit Deutschkenntnissen auf C1-Niveau und Grundkenntnissen in Englisch auf B1-Niveau.
- Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen, insbesondere Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Grundkenntnisse in ERP-Systemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
- Genauigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, termingerecht zu arbeiten.
- Führerschein der Klasse B ist von Vorteil für gelegentliche Besuche bei Kunden oder Lieferanten.

Während deiner Ausbildung lernst du den Umgang mit folgenden technischen Tools, die wir in unserem Unternehmen einsetzen:
- SAP S/4HANA für die Verwaltung von Aufträgen und die Buchhaltung
- Microsoft 365 für die tägliche Büroarbeit
- Jira für die Nachverfolgung von Digitalisierungsprojekten
- Ein unternehmenseigenes CRM-System für die Kundenverwaltung
- Videokonferenz-Tools für Meetings mit Kunden und Partnern

Wir bieten dir eine attraktive Ausbildungsvergütung nach den tariflichen Standards der Branche, die jährlich steigt: 1100 Euro brutto im ersten Ausbildungsjahr, 1200 Euro im zweiten und 1300 Euro im dritten Ausbildungsjahr (Stand 2024, jährliche Anpassung möglich). Zusätzlich erwarten dich 30 Tage Urlaub pro Jahr, die Übernahme der Kosten für Fahrten zwischen Wohnort, Berufsschule und Unternehmen, eine Beteiligung an den Kosten für Schulmaterial und Fortbildungen, eine 80%ige Übernahme der Kosten für die gesetzliche Krankenversicherung, ein kostenloser Parkplatz auf dem Unternehmensgelände und die Teilnahme an allen Firmenveranstaltungen und kostenlosen internen Fortbildungen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung besteht die Möglichkeit einer unbefristeten Übernahme in unser Unternehmen. Du kannst dich anschließend auf die Bereiche Verwaltung, Kundenservice, Buchhaltung oder Digitalisierung spezialisieren. Wir unterstützen dich zudem bei weiteren Fortbildungen oder einem nebenberuflichen Studium, um deine berufliche Laufbahn weiter voranzutreiben.

Der Bewerbungsprozess verläuft wie folgt:
Sende deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, letzte Schulzeugnisse, ggf. Praktikumszeugnisse) bis zum 30. September 2024 per E-Mail an [email protected]. Der Auswahlprozess besteht aus drei Schritten:
1. Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen und Einladung zu einem ersten Vorstellungsgespräch (ca. 30 Minuten) in Präsenz oder per Videokonferenz.
2. Ein ausführliches Gespräch mit deinem zukünftigen Ausbilder und einem Mitglied des HR-Teams, inklusive einer kleinen praktischen Aufgabe zur Bearbeitung von administrativen Daten.
3. Ein finales Gespräch mit der Unternehmensleitung und die Unterzeichnung des Ausbildungsvertrags.
Ausgewählte Kandidaten werden bis spätestens 15. Oktober 2024 über die Entscheidung informiert, die Ausbildung startet am 1. September 2025. Bei Fragen zur Ausbildung oder zum Bewerbungsprozess kannst du dich jederzeit per E-Mail oder telefonisch unter +49 893 123456 an unser HR-Team wenden.