Hiring Auszubildender Kauffrau/-mann für Büromanagement in Waldkraiburg

Die Oberhaizinger Office Solution AG ist seit 1988 einer der führenden Anbieter von individuellen Bürolösungen und Betriebsausstattung für Unternehmen aller Größen in Süddeutschland. Mit Hauptsitz in Waldkraiburg und insgesamt 8 Standorten in Bayern betreuen wir mehr als 1200 Kunden aus den Bereichen Mittelstand, öffentliche Einrichtungen und Großkonzernen. Unser Kerngeschäft umfasst die Beratung, Planung und Lieferung von ergonomischen Büromöbeln, IT-Ausstattung, Lagerlösungen sowie die langfristige Wartung und Optimierung von Büroflächen. Als krisensicheres Unternehmen im Wachstumsmarkt der modernen Arbeitsplatzgestaltung bieten wir stabile Arbeitsplätze und langfristige Perspektiven für alle Mitarbeiter und Auszubildenden.

Zum 1. September 2024 suchen wir für unseren Standort Waldkraiburg eine engagierte Auszubildende / einen engagierten Auszubildenden zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d). Die Ausbildung dauert 3 Jahre und bietet dir abwechslungsreiche Aufgaben in allen kaufmännischen Bereichen unseres Unternehmens, statt monotoner Routinearbeit. Du wirst von einem erfahrenen Ausbilderteam individuell betreut und erhältst die Möglichkeit, eigene Projekte zu übernehmen und deine Ideen aktiv einzubringen.

Zu deinen zentralen Aufgaben während der Ausbildung gehören unter anderem:
1. Eigenständige Abwicklung von Bestell- und Rechnungsprozessen für unsere B2B-Kunden unter Nutzung des ERP-Systems SAP S/4HANA, inklusive Prüfung von Angeboten und Lieferscheinen. Ziel ist es, die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung um 15 % im Vergleich zum Ausgangswert zu senken.
2. Kundenberatung im Bereich Bürolösungen: Du nimmst Kundenanfragen entgegen, erstellst gemeinsam mit dem Vertriebsteam individuelle Angebote und begleitest ab dem zweiten Ausbildungsjahr mindestens 10 Kundenberatungen pro Monat vor Ort oder per Videoanruf.
3. Administrative Unterstützung der Personalabteilung: Dazu gehören die Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Vorbereitung von Arbeitsverträgen für neue Kollegen sowie die Organisation von internen Schulungsmaßnahmen für das gesamte Team.
4. Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, Erstellung von Geschäftsbriefen und Angeboten sowie digitale Archivierung aller Dokumente in unserem Dokumentenmanagementsystem SharePoint, um einen schnellen Zugriff für alle Abteilungen zu gewährleisten.
5. Organisation von internen Veranstaltungen und branchenrelevanten Messen: Du planst Messeteilnahmen, erstellst Präsentationsunterlagen, koordinierst den Aufbau von Messeständen und bist für die Betreuung von Besuchern zuständig. Pro Jahr nimmst du an mindestens 2 bundesweiten Messen für Büroausstattung teil.
6. Unterstützung bei der Verwaltung des Büromaterial- und Gerätebestands: Du führst quartalsweise Inventuren durch, bestellst fehlende Materialien bei Lieferanten und trägst dazu bei, die Beschaffungskosten um 10 % bis zum Ende der Ausbildung zu optimieren.
7. Nutzung von Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, Teams) zur Erstellung von Berichten und Dashboards für das Vertriebs- und Verwaltungsteam, die du monatlich in den Teammeetings präsentierst.
8. Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen per Telefon und E-Mail, mit dem Ziel, alle Anfragen innerhalb von 24 Stunden zu beantworten und einen Kundenzufriedenheitswert von über 90 % zu erreichen.

Bei uns erwarten dich flache Hierarchien und ein kollegiales Arbeitsumfeld, in dem du von Tag eins an als vollwertiges Teammitglied behandelt wirst. Unser Standort in Waldkraiburg verfügt über moderne Büroräume mit ergonomischen Arbeitsplätzen, einer großen Gemeinschaftsküche und Ruhebereichen für konzentriertes Arbeiten. Ab dem zweiten Ausbildungsjahr bieten wir dir die Möglichkeit, einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten, um Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren. Zusätzlich findest du bei uns regelmäßige Teamevents wie gemeinsame Ausflüge, Weihnachtsfeiern und monatliche Mittagessen statt, um den Zusammenhalt zu stärken. Wir legen großen Wert auf Work-Life-Balance und bieten dir flexible Arbeitszeiten zwischen 7 und 18 Uhr, die du individuell mit deinem Ausbilder abstimmen kannst.

Für die Ausbildung bringst du einen mittleren Schulabschluss (Mittlere Reife) oder einen gleichwertigen Schulabschluss mit. Gute Noten in den Fächern Deutsch und Mathematik sind von Vorteil. Du hast Interesse an kaufmännischen und administrativen Aufgaben, arbeitest zuverlässig und organisiert und hast Freude am Umgang mit Menschen. Erste Erfahrungen durch Praktika, Schülerjobs oder ehrenamtliche Tätigkeiten in einem Büro sind ein Plus. Grundkenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel) sind wünschenswert, wir bieten dir aber die Möglichkeit, alle benötigten Programme während der Ausbildung zu erlernen. Der Führerschein der Klasse B ist vorteilhaft für Besuche bei Kunden vor Ort.

Während der Ausbildung lernst du den Umgang mit allen bei uns eingesetzten Tools, darunter:
- ERP-System SAP S/4HANA für die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Microsoft 365 inklusive Excel für die Erstellung von Auswertungen, Word für die Korrespondenz, PowerPoint für Präsentationen und Teams für die interne Kommunikation
- Dokumentenmanagementsystem SharePoint für die digitale Archivierung
- Branchenspezifische CRM-Systeme zur Kundenverwaltung
- Grundlagen der Buchhaltung mit unserem Buchhaltungsprogramm DATEV
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1), Englischkenntnisse von mindestens B1 sind erforderlich für die Kommunikation mit internationalen Lieferanten.

Als Auszubildende/r profitierst du von einer attraktiven Vergütung nach dem Tarifvertrag des Einzelhandels Bayern: In der ersten Ausbildungsjahr erhälst du 1180 € brutto pro Monat, im zweiten Jahr 1230 € und im dritten Jahr 1280 €. Zusätzlich kannst du bis zu 100 € monatliche Leistungsprämie für besonders gute Arbeitsergebnisse erhalten. Dir stehen 30 Tage Jahresurlaub zu, zudem übernehmen wir die Kosten für deine Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung bieten wir dir eine unbefristete Festanstellung mit einem Einstiegsgehalt von 2600 € bis 3000 € brutto pro Monat, abhängig von deinen Leistungen während der Ausbildung. Zusätzlich unterstützen wir dich bei der Teilnahme an weiterführenden Fortbildungen, zum Beispiel zum Fachwirt für Büromanagement oder zum Außenhandelsfachwirt.

Nach deiner Ausbildung hast du bei uns vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten: Du kannst dich je nach Interesse auf die Bereiche Kundenbetreuung, Buchhaltung, Personalwesen oder Vertrieb spezialisieren. Mit 2 bis 3 Jahren Berufserfahrung hast du die Möglichkeit, zur Teamleitung oder zum Projektleiter aufzusteigen. Wir fördern alle Mitarbeiter individuell nach ihren Stärken und bieten regelmäßige Entwicklungsgespräche, um deine Karriereziele zu erreichen.

Der Bewerbungsprozess ist einfach und transparent:
1. Sende deine vollständige Bewerbung bis zum 30. September 2024 per E-Mail an [email protected]: Dazu gehören ein tabellarischer Lebenslauf, ein Anschreiben, in dem du uns von deiner Motivation für die Ausbildung erzählst, sowie Kopien deiner letzten Schulzeugnisse.
2. Nach Sichtung deiner Unterlagen laden wir dich zu einem 15-minütigen Telefoninterview mit der Leiterin der Personalabteilung ein, um erste Fragen zu klären.
3. Im nächsten Schritt folgt ein Vorstellungsgespräch vor Ort in Waldkraiburg mit deinem zukünftigen Ausbilder und dem Leiter des Verwaltungsteams, inklusive einem 30-minütigen Praxistest zu gängigen Büroaufgaben.
4. Abschließend führst du ein Gespräch mit dem Geschäftsführer des Standorts, um deine Karrierevorstellungen zu besprechen.
Die endgültige Entscheidung treffen wir innerhalb von 2 Wochen nach dem letzten Gespräch. Wenn du Fragen zur Ausbildung oder zum Bewerbungsprozess hast, kannst du dich jederzeit per E-Mail an [email protected] wenden.